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Ufficio Internal Auditing

L’Ufficio Internal Auditing è un’unità indipendente il cui scopo è migliorare l’attività operativa dell’organizzazione. Il ruolo dell’Ufficio Internal Auditing è quello di valutare sistematicamente e in modo ordinato i processi, contribuendo ad aumentarne l’efficienza.

L’Internal Auditing consente all’organizzazione di raggiungere gli obiettivi prefissati, vigila sull’efficacia dei processi in atto, oltre a fornire consulenza. L’internal auditing può includere qualsiasi aspetto dell’attività di un’organizzazione.

L’Ufficio Internal Auditing collabora con tutte le unità organizzative.

Ufficio Marketing

È suddiviso in due unità. Gran parte delle attività viene eseguita dal team Marketing di Prodotto, responsabile dell’introduzione degli standard e della gestione dei processi relativi all’offerta dei prodotti. Vigila sullo sviluppo dell’offerta su tutti i mercati ed è responsabile dei piani di marketing per le singole aree. Collabora attivamente con i team di vendita per giungere a una buona comprensione del mercato, sia in termini di concorrenza che di aspettative dei clienti. Il team Marketing Comunicativo e PR si occupa di creare una comunicazione di marketing versatile e una promozione delle vendite in grado di soddisfare le strategie di prodotto e gli obiettivi di vendita. Vigila sulle attività di comunicazione dell’intero gruppo, inclusa la creazione di testi di marketing, produzione audio e video, creazione e gestione di canali di comunicazione digitale (tra cui siti web), gestione dei rapporti con i media e con gli investitori. Conduce campagne strategiche correlate agli obiettivi di comunicazione di breve e lungo termine, curando gli standard e le linee guida adottati per l’intero gruppo.

Ufficio e-commerce

Si tratta della sezione più giovane dell’azienda, volta alla creazione della strategia del Gruppo Mercator Medical nell’ambito delle vendite e-commerce, delle attività nel mondo digitale, del marketing online e di altre questioni relative alla digitalizzazione delle attività commerciali del Gruppo. Il team coordina le attività di e-commerce, in particolare quelle relative all’assortimento, alle vendite e ai prezzi, e ne analizza l’efficacia in Polonia e all’estero. Collabora inoltre con l’ambiente di settore, le agenzie interattive e i media, al fine di costruire e mantenere un’immagine positiva del marchio in rete.

Ufficio IT

Responsabile del funzionamento sicuro delle reti e dei sistemi informatici nell’intero Gruppo Mercator Medical. Assicura loro un funzionamento privo di problemi, vigila sulla corretta attività, pianifica lo sviluppo e implementa nuove soluzioni in tutto il Gruppo. Tra i compiti dell’ufficio comprendono anche l’automazione e la digitalizzazione del flusso di messaggi all’interno dell’organizzazione.

Finanze

In questo settore operano team più ridotti, che formano la sezione finanziaria e si occupano in modo completo di tutti i processi finanziari e contabili del gruppo Mercator Medical, in stretta collaborazione tra loro. La sezione include:

• Contabilità, che si occupa di tenere i libri contabili delle società polacche del Gruppo Societario Mercator Medical, ovvero la contabilità delle fatture e di tutti gli altri documenti, la preparazione delle dichiarazioni fiscali derivanti dalle normative in vigore, la preparazione dei bilanci delle società polacche e del Gruppo Societario, nonché la preparazione di altri rapporti: NBP [Banca Nazionale Polacca], GUS [Istituto Nazionale di Statistica polacco], ecc. L’Ufficio Contabilità è responsabile dell’accurata registrazione di tutti gli eventi economici, garantendo la correttezza delle dichiarazioni fiscali e un’adeguata informazione sullo stato delle attività e delle passività nelle società Mercator Medical.
• Ufficio Tesoreria, che rispetta il pagamento degli impegni finanziari, ricerca fonti di finanziamento e provvede ad ottimizzarle, controlla i rischi di mercato, in particolare quelli di credito e di cambio. Inoltre, gestisce il credito commerciale dei contraenti e conduce attività di recupero crediti.
• Team Controllo di gestione, responsabile del budget annuale del Gruppo, prepara le previsioni finanziarie attuali e le analisi finanziarie correnti, svolge attività di controllo e rendiconta i progetti di investimento.
• Uffici Analisi, responsabile del processo ciclico di rendicontazione delle vendite, si occupa inoltre della preparazione e supervisione delle analisi di vendita correnti. Il team elabora i dati ricevuti, verifica i rapporti e, insieme ad altri uffici e aziende, prepara le presentazioni di vendita.

Ufficio documentazione di prodotto

Crea, supervisiona e aggiorna la documentazione che consente la vendita di prodotti Mercator Medical in conformità alla legislazione, alle normative e ai requisiti applicabili relativi ai dispositivi medici e alle misure di protezione individuale. Inoltre, mantiene i contatti con i fornitori esteri per ciò che concerne i documenti, è responsabile della registrazione dei prodotti del Gruppo su tutti i mercati di distribuzione, intrattiene i rapporti con laboratori di analisi indipendenti, coordina e definisce gli standard per la documentazione di prodotto.

Ufficio Acquisti

Vigila sul processo di fornitura delle merci in linea con la politica di acquisto del Gruppo Mercator Medical. È responsabile, tra le altre cose, della pianificazione e del coordinamento delle attività legate al mantenimento delle fonti regolari di approvvigionamento merci. L’Ufficio Acquisti raccoglie i dati necessari per programmare gli acquisti e condurre le trattative, oltre ad analizzare la situazione del mercato a livello di prezzi delle materie prime e delle merci.

Sezione Vendite

Tra i compiti principali dei team che lo compongono troviamo l’intrattenimento e il mantenimento dei rapporti commerciali con i clienti nell’area loro affidata, nonché un’ampia promozione dell’Azienda e della sua offerta in specifici segmenti di mercato. In qualità di distributore operiamo sia in Polonia che all’estero. La parte europea del Gruppo è focalizzata sulla promozione e la vendita di dispositivi medici monouso. Ci stiamo inoltre sviluppando in modo dinamico in aree non mediche. Ufficio vendite – di ampliare i nuovi mercati si occupa invece la rete di distribuzione, principalmente attraverso la ricerca di partner commerciali affidabili sui mercati internazionali. L’obiettivo del team sono, tra l’altro, l’analisi delle esigenze del cliente e la preparazione di soluzioni adeguate tenendo conto delle specificità dei vari mercati. Il team è attivo nella costruzione di relazioni commerciali a lungo termine, anche attraverso visite regolari e sostegno sostanziale dei partner commerciali.

Ufficio Vendite Mercator Medical (Thailand) Ltd.

La parte asiatica dell’azienda si concentra sulla produzione e la vendita di container di guanti diagnostici per dentisti, veterinari e altri professionisti del settore sanitario. Acquisisce contraenti da tutto il mondo.

Ufficio HR e Amministrazione

• Ufficio HR, sviluppa e prepara la politica del personale e le procedure, i principi e gli standard correlati, nonché implementa buone pratiche e sviluppa e monitora il loro funzionamento all’interno dell’organizzazione. Questo team si occupa dell’intero ciclo di vita dei dipendenti dell’organizzazione – dal reclutamento e l’onboarding, passando per la gestione delle risorse umane e delle buste paga, lo sviluppo e la formazione, per arrivare ai cambiamenti del personale e alle promozioni.
• Ufficio Amministrazione, gestisce i beni immobili (per es. edifici) e quelli mobili (parco auto, telefoni). Collabora con gli uffici pubblici, coordina le questioni organizzative e di accoglienza, oltre a curare la corretta circolazione dei documenti all’interno dell’azienda.

Ufficio Progetti

Identifica le tendenze di marketing, analizza le attività di mercato e collabora con agenzie e altre società esterne al fine di analizzare l’efficacia delle operazioni di marketing e la loro ottimizzazione. L’Ufficio Progetti, in collaborazione con l’Ufficio Marketing, partecipa alla creazione dei materiali di marketing, del negozio online e del sito web di Mercator Medical. È responsabile della pubblicazione di contenuti pertinenti sul sito internet e della sua estetica impeccabile.

Servizio Clienti

Garantisce un servizio completo a clienti individuali e istituzionali, sia nazionali che esteri. La sede dell’ufficio si trova a Cracovia e a Brześć Kujawski, in Polonia. Il compito di questo team è quello di creare la strategia del Gruppo in termini di servizio e costruire la soddisfazione dei clienti. Sulla base dei feedback ottenuti, viene condotta l’analisi sulla soddisfazione dei clienti e vengono introdotte le opportune modifiche. Il team si occupa anche di costruire e consolidare un’immagine positiva del marchio sul web.

Ufficio Appalti Pubblici

Responsabile della gestione delle procedure di gara ai sensi della legge sugli Appalti Pubblici, della procedura interna dell’azienda relativa all’analisi e alla preparazione della documentazione di offerta, nonché delle statistiche al fine di creare un quadro completo del mercato delle gare d’appalto.

Ufficio Garanzia di Qualità

L’Ufficio Garanzia di Qualità si occupa dell’aspetto della qualità in senso lato, inclusa la definizione degli standard derivanti dai requisiti per i dispositivi medici e la loro implementazione in relazione ai nostri prodotti e ai processi che avvengono nell’azienda. A livello pratico ciò implica una cooperazione con le varie sezioni dell’organizzazione, il ruolo delle quali consiste nella costruzione della qualità. L’obiettivo è quello di soddisfare le aspettative dei clienti e agire in conformità con gli standard confermati dai certificati. L’Ufficio Garanzia di Qualità collabora principalmente con i seguenti uffici: Acquisti, Marketing, Logistica, Vendite, Assistenza ai Clienti.

I membri dell’Ufficio sono esperti nell’interpretare i requisiti e tradurli in realtà. Lavorano inoltre attivamente per migliorare il sistema di qualità, anche effettuando audit periodici e avviando azioni per migliorarne il funzionamento. L’Ufficio Garanzia di Qualità è composto da due unità:

– L’Ufficio Documentazione Tecnica – si occupa principalmente della preparazione e dell’aggiornamento della documentazione tecnica dei prodotti, della registrazione dei prodotti sui vari mercati e dei contatti con le autorità di vigilanza sull’azienda nel campo dei dispositivi medici.

– L’Ufficio Controllo Qualità – è responsabile della valutazione fisica dei prodotti conservati nei magazzini (dimensioni, resistenza, parametri di qualità di base per un determinato tipo di prodotto) e della supervisione sulla qualità dei campioni di prodotti destinati ai clienti.

Inoltre, l’Ufficio Garanzia di Qualità si occupa di tutta la documentazione del sistema di qualità, e di conseguenza delle procedure e delle istruzioni. Il team dell’Ufficio fa in modo che siano aggiornate, disponibili e soddisfino le esigenze del lavoro quotidiano in azienda.

Catena di Fornitura

Nell’ambito di questo ufficio operano diverse aree: pianificazione, logistica di distribuzione, trasporti (la sede centrale si trova a Cracovia) e stoccaggio nel nostro Centro Logistico (a Stary Brześć, nel comune di Brześć Kujawski).

• La Pianificazione è un processo integrato di Sales and Operation Planning che include previsioni di vendita e una gestione efficace del magazzino.
• La logistica di distribuzione e il trasporto vengono effettuati in tutta Europa in diversi modi: consegnando pacchi, pallet e carichi di interi autocarri.
• Il Centro Logistico funge da magazzino per la distribuzione in Polonia e sui mercati esteri, dove la vendita avviene direttamente o tramite magazzini locali.

Il compito della Catena di Fornitura in Mercator Medical è anche il miglioramento continuo dei processi, l’introduzione degli standard più elevati e le modifiche alle procedure in modo che i prodotti raggiungano i clienti in modo più rapido ed efficace in tutta il territorio europeo.